Com a grande maioria dos funcionários trabalhando remotamente devido ao COVID-19, os funcionários da sua empresa agora estarão executando ou participando de videoconferências no conforto de seu escritório em casa.
As videoconferências são um aspeto essencial do trabalho remoto, garantindo que sua equipa seja capaz de se comunicar com frequência. Isso significa que os funcionários da sua empresa obtêm a interação social que desejam quando trabalham em casa e que podem continuar a colaborar uns com os outros nos projetos.
Na verdade, as videoconferências trarão à sua empresa uma ampla gama de benefícios enquanto sua equipa trabalha remotamente, incluindo:
Ajudando a fortalecer os relacionamentos entre os membros da equipa enquanto eles não estão no escritório.
As videoconferências podem ser usadas por uma ampla variedade de motivos, seja para treinamento online, reuniões com clientes, colaboração em equipa ou comunicação individual.
Melhorar a colaboração entre os membros da sua equipa.
Dando aos seus funcionários a hipótese de interagir com humanos durante os difíceis períodos de auto-isolamento causados pelo COVID-19.
Para aproveitar ao máximo a videoconferência, no entanto, é importante que siga algumas regras básicas e etiqueta.
Para ajudar, criamos uma lista de dicas que pode compartilhar com sua equipa para garantir que suas videoconferências sejam contínuas, produtivas e eficientes enquanto todos trabalham em casa:
- Seja pontual
No escritório, nunca se atrasaria para uma reunião, então não há razão para estar ao ingressar numa videoconferência. Além de não ser considerado profissional para muitos, o barulho que faz ao entrar distrairá todos que chegarem na videoconferência no horário definido.
- Vista-se como se fosse no escritório
Ao trabalhar em casa, é fácil apenas vestir roupas confortáveis para o seu dia de trabalho, mas usaria mesmo aquelas calças de moletom ou pijama no escritório? Ao trabalhar remotamente, ainda é importante seguir o código de vestuário da sua empresa, principalmente ao participar de uma videoconferência.
Vestir-se como se vestiria no escritório deixa-o no estado de espírito certo para ser produtivo e fazer seu trabalho da melhor maneira possível, e também permite que seus colegas de trabalho saibam que está interessado na reunião deles.
- Certifique-se de usar vídeo
Durante uma videoconferência, tem a opção de desligar a webcam. Recomendamos enfaticamente que você e todos os seus colegas de equipa ativem o vídeo em todas as videoconferências que realizarem. Ao ser capaz de ver seus colegas de equipa, ficará mais envolvido com o que eles têm a dizer, ler sua linguagem corporal durante a conversa, construir relacionamentos melhores e minimizar a sensação de isolamento que pode sentir por não ser capaz de comparecer ao escritório .
- Silencie quando não estiver falando
Ruídos no fundo de videoconferências podem distrair tanto o anfitrião quanto os participantes. Ao silenciar o microfone quando não estiver falando, removerá ruídos como digitar, tossir, espirrar ou membros da família conversando, impedindo a distração de outros participantes da videoconferência.
- Limite suas distrações
Ao trabalhar em casa, há um grande número de distrações que podem impedi-lo de se concentrar totalmente em videoconferências. Tudo, desde telefones, portáteis, TVs, animais de estimação e crianças, provavelmente estará próximo à sua mesa durante o dia de trabalho.
Obviamente, todos os participantes de uma videoconferência compreenderão que existe uma diferença entre conduzir uma reunião no escritório ou em casa. Sempre que possível, tente limitar essas distrações tanto quanto possível. É uma prática recomendada colocar quaisquer dispositivos eletrônicos fora do alcance para que você não fique tentado a usá-los no meio da reunião e mantenha a porta fechada (se houver) para evitar que animais de estimação ou crianças interrompam a reunião.
- Posicione a sua câmara corretamente
Quando estiver gravando um vídeo, deverá posicionar a câmara numa posição natural. Não quer que os outros participantes olhem para o seu queixo ou para o nariz. Posicione a sua webcam (ou câmara embutida) de modo que fique o mais próximo possível do nível dos olhos do seu rosto. Isso ajudará seus colegas de trabalho a sentirem que estão sentados ao seu lado, ajudando a construir uma conexão melhor.
Lembre-se de que, ao falar durante uma videoconferência, deve olhar para a câmara - não para o ecrã do computador. Isso dará aos outros participantes da conferência a sensação de que está falando com eles, e não resmungando.
- Use as tecnologias certas
Uma videoconferência é inútil sem a tecnologia certa. Certifique-se de que toda a sua equipa está a usar o mesmo software para se manter em contato (o Zoom é uma ótima maneira de incentivar a colaboração).
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