Zoom Room: o futuro das salas de videoconferência

 

A tecnologia das Zoom Rooms veio para revolucionar a forma como as empresas realizam videoconferências e reuniões à distância, tornando-as muito mais simples e eficientes. Mas para que compreenda totalmente porque essa tecnologia é tão interessante, precisamos primeiro explicar o problema que ela veio resolver. Trata-se de um desafio que muitas empresas enfrentam todos os dias – talvez a sua passe por isso também.

Num mundo constantemente conectado, é comum que as empresas precisem realizar reuniões com pessoas que estão em outras cidades ou bairros, por meio da internet. Isso é ainda mais real no contexto das médias e grandes empresas, com sedes espalhadas em diversos escritórios. Para realizar reuniões à distância via videoconferência, é possível utilizar até mesmo soluções gratuitas, como o Google Hangouts.

O problema é que essas soluções são extremamente limitadas: permitem poucas pessoas numa mesma chamada e têm poucas funções de apresentação e colaboração. Além disso, as chamadas geralmente tem qualidade muito fraca, mesmo com uma boa ligação de internet. Dessa maneira, elas são mais adequadas para usos pessoais ou para pequenas empresas.

Todas as empresas com mais de um escritório ou com clientes fora da sua cidade – e que, portanto, realiza videoconferências com frequência – precisa adquirir uma solução mais robusta e confiável.

Nesse momento, surge outro problema: os sistemas geralmente disponíveis no mercado são caros e complexos, obrigando a grandes investimentos em equipamentos e complicados processos de instalação. Os colaboradores que não são especialistas em tecnologia têm dificuldade em tentar realizar tarefas simples, como entrar em uma reunião ou transmitir o seu ecrã para outros participantes. Com isso, a equipa de manutenção precisa trabalhar constantemente para garantir que o sistema continue funcionando devidamente.

Para colmatar esta situação temos a revolução da Zoom Rooms, já que ela une o melhor dos dois mundos: é uma solução simples como as gratuitas, mas com as funcionalidades e confiabilidade dos sistemas complexos. Tudo isso com um ótimo custo-benefício e uma flexibilidade que a torna acessível para a maioria das empresas.

Por isso, o sistema Zoom Rooms já é utilizado por milhares de empresas em todo o mundo, incluindo corporações.

- Afinal, o que é uma Zoom Rooms?

Zoom Rooms é uma tecnologia desenvolvida pela criadora de softwares Zoom para a implementação de salas de videoconferência em empresas. O sistema é totalmente baseado na nuvem – ou seja, com servidores de internet – o que simplifica sua instalação e o torna muito mais versátil.

Sendo baseado na nuvem, as Zoom Rooms podem ser implementados com equipamentos de qualquer marca, em salas com os mais variados tamanhos e formatações. Para um uso mais simples, é possível utilizar o sistema Zoom Rooms apenas com um computador (PC, Mac ou Chromebox), um ecrã de televisão, uma câmara e um microfone, e um dispositivo touch para funcionar como controlador (um iPad ou tablet comum servem). A versatilidade do sistema torna-o bastante acessível.

Uma vez que o sistema esteja instalado, é muito simples utilizá-lo: os colaboradores entram na sala e iniciam a reunião com um toque, pelo ecrã do controlador. Marcar reuniões e fazer apresentações também necessita de poucos cliques, como iremos explicar melhor nos próximos itens. Além disso, áudio e vídeo sempre trabalham com a melhor qualidade permitida pelo hardware, algo que geralmente não acontece com as soluções gratuitas.

Dessa maneira, o sistema Zoom Rooms procura resolver de uma vez por todas três problemas frequentes nos sistemas de videoconferência geralmente disponíveis no mercado: a dificuldade para agendar uma reunião, as complicações para iniciar ou entrar em uma videoconferência, além das falhas no compartilhamento de ecrãs para apresentação.

Acima de tudo, a Zoom Rooms procura ser um sistema simples de utilizar, para que qualquer pessoa consiga conduzir uma reunião do início ao fim sem precisar chamar o pessoal do TI e sem falhas de funcionamento.

- Marcando reuniões em poucos cliques

Como dito anteriormente, um dos problemas mais frequentes nos sistemas de videoconferência disponíveis no mercado é marcar reuniões. O colaborador precisa sempre marcar reuniões duas vezes: uma nos calendários da equipa e outra no sistema de videoconferência. Isso quando também não é necessário um terceiro processo para reservar uma sala na intranet da empresa.

No Zoom Rooms, entretanto, essa integração é automática e toda a reunião é agendada pelo próprio calendário, seja do Google ou da Microsoft (Outlook/Exchange). A equipa de TI precisa apenas integrar o sistema Zoom com o calendário utilizado pela empresa, via API, uma única vez.

Com essa integração, a opção de criar uma videoconferência no Zoom Rooms aparece já no Google Calendar ou no Outlook/Exchange, junto com as opções de local e de adicionar convidados. Ali mesmo aparecem as salas de reunião que a empresa têm disponíveis para reserva no horário solicitado. Todas as questões referentes ao agendamento da reunião são resolvidas em um único passo.

O processo de marcar uma reunião e reservar uma sala pode ser ainda mais prático se a empresa optar por instalar os scheduling displays (ecrãs de agendamento), outra funcionalidade do sistema Zoom Rooms. Trata-se de um tablet, instalado do lado de fora da sala de reunião, que mostra quais horários estão disponíveis naquele local e permite fazer o agendamento ali mesmo. Os scheduling displays podem mostrar até mesmo um mapa da empresa, que sinaliza quais salas estão livres ou não, por cores.

- Funcionalidade e simplicidade podem andar juntas

Como dito no início, as soluções gratuitas, como o Google Hangouts, são bastante simples de usar. Porém, não oferecem todas as funcionalidades que uma grande empresa precisa, enquanto os sistemas mais robustos se tornam complexos demais para oferecer estas funções. Já o Zoom Rooms oferece o melhor de ambos.

Ao entrar na sala, o colaborador inicia a videoconferência com apenas um toque no controlador (tablet ou iPad), sem um milhão de passos para se conectar no sistema, complicações com cabos e conectores que nunca funcionam ou ligações apressadas para as equipas de TI, que sempre atrasam o início da reunião.

Uma vez que o colaborador tenha iniciado a reunião, ele tem diversas funções que facilitam sua condução, desde os controles comuns, como deixar microfones de participantes no mute ou pausar vídeo, até funções como fechar a reunião para não permitir a entrada de outros participantes. Os outros colegas que não são o organizador podem “levantar a mão” para pedir a palavra pelo app.

Outra praticidade que o Zoom Rooms oferece em relação a outros sistemas robustos disponíveis no mercado é a possibilidade de participar de uma conferência por qualquer computador, dentro e fora da empresa, e até mesmo por dispositivos móveis.

Contudo, o grande destaque de entre esses recursos para o momento da reunião é o direct sharing. Com ele, pode mostrar o ecrã do seu computador para os outros participantes sem precisar conectá-lo com fios aos equipamentos da sala de reunião.

Isso porque o sistema reconhece qualquer computador que tenha o Zoom Rooms instalado por proximidade. Assim, só precisa clicar uma vez para compartilhar o seu ecrã com a sala de reunião em que está. Mesmo que o sistema não reconheça o direct sharing, basta entrar no endereço share.zoom.us e digitar o código da reunião para fazer a apresentação do seu computador.

- Compartilhe vários ecrãs simultaneamente

Numa reunião com muitos participantes, é comum que várias pessoas precisem apresentar os seus conteúdos, certo? Nas soluções gratuitas, uma pessoa precisa parar seu compartilhamento de ecrã para que as outras consigam fazê-lo. Isso sem falar na limitação do que é possível mostrar no ecrã.

No sistema Zoom Rooms, as possibilidades são infinitas. A sua empresa pode instalar várias TVs numa mesma sala, para que todos os participantes possam apresentar simultaneamente, ou para que seja possível assistir ao compartilhamento de ecrã e às pessoas falando ao mesmo tempo. Não é preciso escolher entre um ou outro.

Mesmo com uma única televisão na sala, o recurso de compartilhar várias telas simultaneamente, sem fio, é extremamente interessante. Afinal, com ele, toda a equipa pode apresentar um trabalho em conjunto sem precisar ligar e e desligar cabos HDMI ou passar todos os arquivos para um mesmo dispositivo. Cada um compartilha a imagem do seu computador com praticidade.

O organizador da reunião, com o controlador em mãos, escolhe qual o ecrã irá aparecer para os outros participantes a cada momento, de forma bem simples. Caso a sala tenha mais de uma televisão, ele também pode decidir o que é mostrado em cada uma delas. Tudo feito por um sistema touch, de uso muito intuitivo.

- Faça brainstorms à distância

Em muitas reuniões, é comum termos um quadro branco ou flip chart para organizar as ideias discutidas em equipa. Isso torna-se um pouco mais complicado quando os colaboradores estão em sedes diferentes, mas é simples com o Zoom Rooms. Uma das funções mais interessantes do sistema é o whiteboard ou quadro branco, disponível para telas sensíveis ao toque.

Para começar um whiteboard o organizador da reunião dá um clique nessa opção na tela inicial do sistema. Depois, ele convida os outros participantes da reunião para editar o arquivo com ele. Dessa maneira, todos podem fazer anotações, desenhos e diagramas no mesmo arquivo, mesmo estando fisicamente separados, cada um em sua sala de reunião.

Se a sua sala tiver uma televisão com uma grande touchscreen, a funcionalidade torna-se ainda mais interessante, substituindo o flip chart por uma versão muito mais tecnológica e funcional dele. Depois de trabalhar no arquivo, nada de arrancar folhas (e perdê-las depois): é só clicar no ícone de guardar e enviar o arquivo de imagem ou PDF para o e-mail dos participantes.

- Controle todos os equipamentos da sala

Projetores, microfones, televisores, colunas de som… todos esses equipamentos podem ser controlados pelo iPad ou tablet que controla a sua sala no Zoom Rooms. Até mesmo as luzes ou e a temperatura do ar condicionado podem ser controlados pelo dispositivo, em poucos toques.

Isso é possível graças à tecnologia que tornou todos os aparelhos inteligentes e conectados. A Zoom, contudo teve a criatividade de incluir esses controles no sistema de Zoom Roosm, tornando tudo ainda mais prático.

A equipa de TI precisa apenas se certificar de que os equipamentos da sala possuem essa opção e conectá-los ao sistema Zoom Rooms uma vez. Depois da instalação, todos os controles estarão disponíveis ao toque de um botão, no canto direito da tela do controlador.

- Flexibilidade de projetos e instalação

Como dito no início, o sistema Zoom Rooms é todo baseado na internet e, portanto, pode ser instalado em quaisquer equipamentos que sua empresa possua ou deseje adquirir. Isso é algo inovador já que, geralmente, os mesmos fornecedores comercializam tanto o equipamento (hardware), quanto o programa (software).

Sendo assim, os projetos que uma empresa de integração pode realizar para implementar o Zoom Rooms na sua empresa são os mais variados que se possam imaginar, adequando-se exatamente às necessidades do seu negócio. Desde pequenas salas para videoconferências, passando por grandes salas de reunião, até auditórios para formação.

Além disso, com a versatilidade do Zoom Rooms, pode adquirir o microfone de uma marca, a câmara de outra e as colunas de som de uma terceira, conforme for mais vantajoso para o seu projeto. Isso também diminui os custos, naturalmente. Inclusive, se a sua empresa já possui algum equipamento de videoconferência (como os da marca Cisco ou Polycom), é possível migrá-lo para o sistema Zoom Rooms.

Para criar um projeto personalizado, com os melhores equipamentos, o melhor é contratar uma empresa especializada, como a Inteliav. Os nossos profissionais irão estudar as salas de reunião disponíveis na sua empresa e as necessidades dos seus colaboradores, para criar o melhor ambiente de reunião possível, com equipamentos que apresentem um bom custo-benefício.